Fiche de cours

Processus et PGI

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Objectif

Le système d’information est de plus en plus souvent informatisé. Le processus constitue la colonne vertébrale du système d’information. Comment identifier les différentes étapes d’un processus de gestion et en schématiser l’enchainement ?

1. La notion de processus

a. Définition

Un processus est l’ensemble des activités qui transforment des éléments d’entrée, à l’aide de moyens (personnel, équipements, informations), en éléments de sortie. C’est une suite ordonnée d’actions destinées à produire un résultat.

b. Nature des processus

Il existe 2 types de processus :
• Le processus métier. Ce processus délivre un bien ou un service (exemple : vente, fabrication, prestation…).
• Le processus support. Ce processus soutient le processus métier et ne délivre pas de bien ou de service (exemple : ressources humaines, comptabilité…)

2. La représentation du processus avec le diagramme événement-résultat

a. Définition

La représentation d’un processus à l’aide d’un diagramme événement-résultat vise à montrer la coordination des activités et des acteurs.

b. Démarche de construction

La démarche de construction du diagramme est :
• Identification de l’objectif du processus, de son domaine d’étude ;
• Identification des acteurs ;
• Recherche des flux d’informations entre ces acteurs. Tout flux d’information est nécessairement associé à un événement ;
• Identification des activités à partir des règles de fonctionnement décrivant le processus ;
• Élaboration du schéma.

Par convention un ovale représente un événement, un rectangle une activité, une colonne un acteur.

c. Exemple : processus de traitement d'une vente

Un client demande un devis au service commercial. Celui-ci recherche dans sa base de données si le client existe ou non. Si le client existe, le service commercial recherche les caractéristiques du client. Dans le cas contraire, le client est créé dans la base de données.
Ensuite le service commercial recherche le prix et le délai de livraison de chaque produit. Une fois le devis établi, celui-ci est envoyé au client.

Le client signe le devis et le renvoie au service commercial. Le service commercial prend la commande, transforme le devis en commande, établit un ordre de livraison et demande l’établissement d’une facture. Ces deux documents sont transmis en même temps :
- l’ordre de livraison est transmis au service approvisionnement. Ce service prépare la commande (confection du colis, établissement du bon de livraison, préparation de l’envoi). Le colis et le bon de livraison sont envoyés au client.
- L’ordre de facturation est transmis au service comptabilité. Ce service établit la facture à partir de la commande et enregistre cette facture dans la comptabilité. La facture est envoyée ensuite au client.

A partir de la facture le client établit un règlement qui est transmis au service comptabilité. Le service comptabilité enregistre ce règlement dans la comptabilité et clôture la commande.

Le diagramme événement-résultat est le suivant :

3. L'automatisation du processus

a. Le PGI

Les PGI (progiciels de gestion intégrés) sont des logiciels paramétrables construits autour d’une base de données unique. Un PGI automatise les processus de gestion : achat, production, vente…
Dans le PGI, ces processus sont appelés modules. Les modules sont connectés entre eux donc en cas de modification dans un module l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules. Le PGI peut couvrir l’ensemble du système d’information de l’organisation.

b. Le workflow

Le workflow représente le cheminement des documents et le circuit de validation en identifiant les acteurs concernés et les actions à réaliser. Pour le traitement en ligne d’une commande, le workflow peut être le suivant :

Doc.2 Le Workflow

L'essentiel

Un processus est l’ensemble des activités qui transforment des éléments d’entrée, à l’aide de moyens (personnel, équipements, informations), en éléments de sortie.
La représentation d’un processus à l’aide d’un diagramme événement-résultat vise à montrer la coordination des activités et des acteurs.
Par convention un ovale représente un événement, un rectangle une activité, une colonne un acteur.
Les PGI (progiciels de gestion intégrés) sont des logiciels paramétrables construits autour d’une base de données unique. Un PGI automatise les processus de gestion : achat, production, vente…
Le workflow représente le cheminement des documents et le circuit de validation en identifiant les acteurs concernés et les actions à réaliser.

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