Le processus et le PGI
- Fiche de cours
- Quiz et exercices
- Vidéos et podcasts
- Connaitre la notion de processus et son automatisation.
- Connaitre les différentes étapes d’un processus de gestion et en schématiser l’enchainement.
- Un processus est l’ensemble des activités qui transforment des éléments d’entrée, à l’aide de moyens (personnel, équipements, informations), en éléments de sortie.
- La représentation d’un processus à l’aide d’un diagramme évènement-résultat vise à montrer la coordination des activités et des acteurs. Par convention un ovale représente un événement, un rectangle une activité, une colonne un acteur.
- Les PGI (progiciels de gestion intégrée) sont des logiciels paramétrables construits autour d’une base de données unique. Un PGI automatise les processus de gestion : achat, production, vente, etc.
- Le workflow représente le cheminement des documents et le circuit de validation en identifiant les acteurs concernés et les actions à réaliser.
Le système d’information est de plus en plus souvent informatisé. Le processus constitue la colonne vertébrale du système d’information. Comment identifier les différentes étapes d’un processus de gestion et en schématiser l’enchainement ?
C’est une suite ordonnée d’actions destinées à produire un résultat.
Il existe 2 types de processus :
- le processus métier qui
délivre un bien ou un service ;
Exemples : vente, fabrication, prestation, etc.
- et le processus support qui soutient le
processus métier et ne délivre pas de
bien ou de service.
Exemples : ressources humaines, comptabilité, etc.
La représentation d’un processus à l’aide d’un diagramme évènement-résultat vise à montrer la coordination des activités et des acteurs.
La démarche de construction du diagramme est le suivant.
- Identifier l’objectif du processus, son domaine d’étude.
- Identification les acteurs.
- Rechercher les flux d’informations entre ces acteurs. Tout flux d’information est nécessairement associé à un évènement.
- Identifier les activités à partir des règles de fonctionnement décrivant le processus.
- Élaborer le schéma.
Par convention un ovale représente un événement, un rectangle une activité, une colonne un acteur.
Un client demande un devis au service commercial. Celui-ci recherche dans sa base de données si le client existe ou non.
Si le client existe, le service commercial recherche les caractéristiques du client. Dans le cas contraire, le client est créé dans la base de données.
Le service commercial recherche ensuite le prix et le délai de livraison de chaque produit. Une fois le devis établi, celui-ci est envoyé au client.
Le client signe le devis et le renvoie au service commercial. Le service commercial prend la commande, transforme le devis en commande, établit un ordre de livraison et demande l’établissement d’une facture.
Ces deux documents sont transmis en même temps :
- l’ordre de livraison est transmis au service approvisionnement qui prépare la commande (confection du colis, établissement du bon de livraison, préparation de l’envoi). Le colis et le bon de livraison sont envoyés au client ;
- l’ordre de facturation est transmis au service comptabilité qui établit la facture à partir de la commande et enregistre cette facture dans la comptabilité. La facture est envoyée ensuite au client.
À partir de la facture, le client établit un règlement qui est transmis au service comptabilité. Le service comptabilité enregistre ce règlement dans la comptabilité et clôture la commande.
Le diagramme évènement-résultat est le suivant.
Diagramme évènement-résultat
Un PGI automatise les processus de gestion : achat, production, vente, etc.
Dans le PGI, ces processus sont appelés modules. Les modules sont connectés entre eux, donc en cas de modification dans un module, l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules.
Le PGI peut couvrir l’ensemble du système d’information de l’organisation.
Pour le traitement en ligne d’une commande, le workflow peut être le suivant.
Exemple de worklow
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