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Le processus achat/vente : du devis au règlement

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Objectif

Les achats et les ventes sont des opérations quotidiennes au cœur de l’activité des entreprises. Le processus achat/vente relève du cycle d’exploitation. Le cycle d’exploitation concerne toutes les opérations allant de l’achat à l’encaissement des ventes. Cet encaissement d’argent permet à l’entreprise de nouveaux achats d’où la notion de cycle. Comment appliquer la TVA tout au long du processus ? Quelles sont les informations et documents utiles à chaque étape du processus ?

1. Les étapes du processus et les documents associés

a. Le processus d'achat

Le processus d’achat comprend 7 étapes :
1. L’achat doit répondre à un besoin exprimé par un utilisateur dans l’entreprise.
2. La recherche des fournisseurs à l’aide d’annuaires professionnels, d’Internet, de fichier fournisseurs…
3. La négociation.
4. Une fois le fournisseur sélectionné, la commande est passée à l’aide d’un bon de commande.
5. La commande est suivie (ex : respect du délai de livraison) avec une fiche de suivi.
6. La commande est réceptionnée, contrôlée et stockée grâce au bon de livraison et la fiche de stock.
7. La facture du fournisseur est contrôlée et le règlement est effectué.

b. Le processus de vente

Le processus de vente démarre par la prise d’informations de l’éventuel client. Cette prise d’informations peut se faire par téléphone, fax, mail… avec parfois la demande d’un devis. La demande de devis est la 1ère étape du processus de vente. En cas d’acceptation du devis, s’enclenche la commande du client. Cette commande fait naître des droits et obligations pour chacune des parties.
La vente entraîne des échanges d'informations entre le fournisseur et le client. Ces échanges sont matérialisés par les documents commerciaux suivants :

- Le bon de commande : ce document contient des informations sur le prix, les quantités, les conditions et les délais de livraison.
- Le bon de livraison est un document établi par le fournisseur et remis au client au moment de la livraison des produits. Il ne comporte pas de prix.
- Le bon de réception est souvent un double du bon de livraison ; il doit être signé par le client pour prouver que la livraison a été effectuée.
- La facture.
- Le règlement.

c. La facture, pièce de base de la comptabilité

Une pièce justificative en comptabilité est le document déclenchant l’enregistrement comptable de l’opération. Dans le processus achat/vente, la facture déclenche l’écriture comptable. Le bon de commande, le devis et le bon de livraison ne sont pas des pièces justificatives.

2. Le mécanisme de la TVA

La TVA est un impôt indirect sur la consommation. C'est le consommateur final qui supporte cet impôt. L'entreprise joue un rôle d'intermédiaire entre le consommateur final et l'État.
La TVA n'est donc pas une charge pour l'entreprise.

Pour un achat, le compte 44566 TVA déductible/abs est toujours du même côté (débit ou crédit) que le compte d’achat (classe 6). Pour une vente, le compte 44571 TVA collectée est toujours du même côté que le compte de vente (classe 7).

3. Processus achat/vente et documents de synthèse

a. La phase d'approvisionnement

La comptabilité française considère que les achats (marchandises, matières premières, services…) appauvrissent immédiatement l'entreprise c'est à dire que la valeur du patrimoine de l'entreprise baisse. Peu importe, dans un premier temps, que ces achats soient réellement « consommés » ou pas. Cet appauvrissement est constaté par une charge dans le compte de résultat.

Le bilan donne la valeur du résultat mais n’explique pas sa formation. Le compte de résultat est un tableau détaillant le calcul du résultat. Dans la colonne de gauche se trouve les charges. Une charge représente un appauvrissement pour l'entreprise.

b. La phase de vente

Au moment de la vente, il y a enrichissement de l'entreprise. Le patrimoine de l'entreprise augmente soit par une entrée d'argent soit par une créance. L'entreprise doit constater cet enrichissement en enregistrant un produit dans le compte de résultat (colonne de droite).
Un produit représente donc un enrichissement pour l'entreprise.
Le calcul du résultat, pour une période donnée, s'effectue en soustrayant les charges aux produits.
3 cas :
- Produits > Charges ► Bénéfice
- Produits < Charges ► Perte
- Produits = Charges ► Ni bénéfice, ni perte

c. Le décaissement de l'achat et l'encaissement de la vente

Les opérations de règlement n'ont aucune incidence sur le résultat. Les incidences sont enregistrées au moment de la facturation. Au stade du règlement, le résultat ne peut être enregistré une deuxième fois.

L'essentiel

Les achats et les ventes sont des opérations quotidiennes au cœur de l’activité des entreprises.
Il existe différentes étapes dans le processus achat/vente. Différents documents sont utilisés lors de ce processus : le devis, le bon de commande, le bon de réception, le bon de livraison, la facture et le règlement.
La facture est la pièce de base de la comptabilité car ce document déclenche l'écriture comptable.

Pour la TVA, pour un achat, le compte 44566 TVA déductible/abs est toujours du même côté (débit ou crédit) que le compte d’achat (classe 6). Pour une vente, le compte 44571 TVA collectée est toujours du même côté que le compte de vente (classe 7).

Le bilan donne la valeur du résultat mais n’explique pas sa formation. Le compte de résultat est un tableau détaillant, pour une période donnée, la formation du résultat. Côté droit, les produits correspondent aux enrichissements de l’entreprise. Côté gauche, les charges correspondent aux appauvrissements de l’entreprise. Le résultat est obtenu en faisant produits moins charges.

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